“A tiszta teória célja az igazság, ahogy a tiszta praxisé az alkalmazás.” Arisztotelész
Komplett HR rendszerek és folyamatok megtervezése, kialakítása, bevezetése nagyobb vállalatok esetében egy szakértői csapat összehangolt munkájának eredménye. Sok esetben azonban ilyenkor is szükség lehet külső szakértői támogatásra, egy-egy területen.
Közepes vagy kisebb cégek esetében erre a feladatra nincs elegendő erőforrás, ám együttműködésünk eredményeképpen ezek a Partnereink is modern, testreszabott hatékonyságnövelő programokat tudnak működtetni.
Cégünk a szervezetfejlesztésen és a Tréningeken kívül az alábbi területeken tud szakértői segítséget nyújtani.
- HR audit
- HR szabályzatok, folyamatok
- Munkakörtervezés, munkaköri leírások
- Teljesítményértékelési rendszer kialakítása és bevezetése
- Kiválasztási rendszer kidolgozása, és bevezetése, AC/DC szervezése
- Onboarding folyamatok kidolgozása, támogatása
- Ösztönzésmenedzsment
- HR kutatások
HR Audit
A HR audit során egy úgynevezett szervezeti diagnózis készül, amely lényegében azt mutatja meg, hol tartunk most, mi jellemez bennünket, milyen erősségeink, gyengeségeink vannak, hogyan működnek az emberi erőforrásaink.
“Ha tudni akarsz, tenni kell, mert mind, amit még próba helyben nem hagyott, csak föltevés”
Szophoklész
A HR audit önmagában nem igazán értelmezhető, hiszen ez egy nagyobb, általában szervezetfejlesztési program része. Azaz a HR audit során kinyert eredmények (outputok) szolgáltatják az inputot a következő fázis megtervezéséhez.
A HR audit során egy úgynevezett szervezeti diagnózis készül, amely lényegében azt mutatja meg, hol tartunk most, mi jellemez bennünket, milyen erősségeink, gyengeségeink vannak, hogyan működnek az emberi erőforrásaink.
Más szóval HR átvilágítást jelent, ahol az alábbiakban felsorolt módszerekkel feltérképezzük a cég:
- kiválasztási, és munkaügyi folyamatait,
- kompenzációs, valamint teljesítményértékelési rendszerét,
- a belső kommunikációt,
- és a szervezeti kultúrát alakító egyéb tényezőket, mint például a vezetői stílusok, belső elégedettség, szabályok, normák rendszere, szokások és tradíciók, együttműködés dimenziói, döntési pontok, folyamatok, stb.
Emellett vizsgáljuk a munkafolyamatokat is HR szempontból, így vizsgáljuk az
- erőforrás allokációt
- a munkaköri hatékonyságot
- és ezzel összefüggően munkakör értékelést végzünk,
- majd egy kompetencia felmérést követően összevetjük a
- személyi specifikációkkal.
A HR audit eredményeként:
- Ön könnyebben tudja megtervezni a szervezetfejlesztési folyamatokat.
- Segítséget, információt nyújt az Ön számára felvásárlások, összeolvadások előtt, vagy azt követően a beavatkozások, átszervezések megtervezéséhez
- Hatékonyságjavító beavatkozások esetén elősegíti a célirányos akciókat, hiszen világossá teszi a kritikus területeket
Módszerek:
- Strukturált interjúk,
- Dokumentumelemzés,
- Kérdőíves módszerek (elégedettség-vizsgálat, kultúra felmérés),
- Erőtér analízis, SWOT analízis,
- Munkafolyamat megfigyelés,
- Kompetencia felmérés,
- Belső elégedettség vizsgálat, Ügyfél-elégedettség vizsgálat.
HR folyamatok, eljárások kidolgozása
Aki még nem készített el egy HR rendszer bevezetéséhez kötődő vagy egyéb HR folyamatleírást, az azért kér segítséget. Aki már készített, az pedig azért…
„Kezdd az elején, haladj lépésről lépésre!” – Püthagorasz
Aki még nem készített el egy HR rendszer bevezetéséhez kötődő vagy egyéb HR folyamatleírást, az azért kér segítséget. Aki már készített, az pedig azért…
Egy új folyamat, eljárás leírása a kapcsolódó dokumentumok elkészítésével, illetékességi mátrixszal és a bevezetéshez szükséges kommunikációs anyagok elkészítésével igen sok időt és szakértelmet követel meg a munkatársaktól. Még akkor is elég sok feladat hárul a munkatársakra, ha külső tanácsadókat vonnak be a kidolgozás szakaszába.
A kidolgozáshoz leggyakrabban támogatást igénylő folyamatok:
- Munkaügyi folyamatok szabályozása
- Képzési eljárás és szabályzat
- Kiválasztási eljárás (eszközrendszerrel együtt)
- Teljesítményértékelési folyamat és eljárás
- Alacsonyan teljesítőkkel szemben alkalmazott eljárás leírása
- Bérszabályozás, juttatások szabályozása
- Gépjármű használatra vonatkozó belső szabályozás kialakítása
- Belső karriertervezési és toborzási folyamat
- Belső kommunikáció
Munkakörtervezés, munkaköri leírások
Minden Humán erőforrás-gazdálkodási rendszer építésének alapköve a munkakör. A munkaköri leírás pedig az alapdokumentum, ami minden HR funkcióhoz, a teljesítményértékeléshez, képzéshez, karriertervezéshez, és kompenzációs rendszerhez is kapcsolódik.
“Ami nincs pontosan meghatározva, az semminek sem lehet a mértéke.” – Platón
Ugyanígy fontos része a személyügyi dokumentáció, valamint a munkaügyi folyamatok rendezett, átlátható működésének feltétele.
Cégünk szervezeti és HR vezetői gyakorlattal rendelkező, képzett tanácsadói minden esetben a Megbízókkal történő beszélgetések, interjúk, vagy műhelymunkák, illetve a meglévő dokumentumok alapján készítik el a munkaköri leírásokat, vagy igény szerint a munkaköri leírás- mintákat, amelyek a szervezetre szabottak, és elősegítik az emberi folyamatok tervezését, a HR rendszer felépítését.
A munkaköri leírások nagyon fontos része a munkaköri specifikáció, amely a munkaköri feladatok sikeres elvégzéséhez szükséges kompetenciákra épül. Már az illetékességek és a hatáskörök tisztázása is nagymértékben hozzájárulhat a belső rendszerproblémák megoldásához.
Teljesítményértékelési rendszer kialakítása és bevezetése
A szervezeti teljesítmény növelése és hosszú távú fenntartása minden profitorientált vállalat alapvető érdeke. A teljesítménymenedzsmenten (TM) általában a teljesítményértékelési rendszer (TÉR) bevezetését értik, amely valóban a TM alapját képezi, azonban az sokkal több ennél.
“Nem a hajdani események, hanem a maiak alapján kell ítélnünk…”- Arisztotelész
A hatékony emberi erőforrásokkal való gazdálkodáshoz, a magas teljesítmény fenntartásához szükséges:
- A vezetők készségeinek fejlesztése (konfliktuskezelés, motiváció, vezetői kommunikáció, vezetői eszközök használata stb.)
- A megfelelő terheltségi szint biztosítása (munkaidő menedzsment, normabeállítás, munkakör-gazdagítás)
- A motiváltság fenntartása (belső elégedettség vizsgálat és fókusz csoport segítségével)
- Megfelelő, egyéni és szervezeti érdekeket összehangoló kompenzációs rendszer
- Lojalitás programok (béren kívüli juttatások, karriertervezés, stb.)
Gyakran a Teljesítményértékelési Rendszer bevezetésekor már egy kész, mások által használt eszközrendszert vesznek át a vállalatok, amellyel sem az azt alkalmazó vezetők, sem pedig az értékelt munkatársak nem tudnak azonosulni, hiszen nem illeszkedik a vállalati belső kultúrához, érték- rendhez, és nincs integritás a kapcsolódó HR rendszerekkel sem. Ahhoz, hogy egy teljesítményértékelési rendszer elérje a céljait, saját, vállalatra szabott értékelő rendszert érdemes kidolgozni.
Teljesítményértékelési rendszer kidolgozása és bevezetése program
A program alapvetően három – plusz a teljes folyamat kidolgozását tartalmazó kiegészítő – HR szolgáltatások modulból áll:
- Tervező tréning – workshop (2 nap)
- Célok kitűzése, a bevezetendő teljesítményértékelési rendszer bemutatása a vezetés minden szintjén, tréning + work- shop (2 nap)
- A Teljesítményértékelő beszélgetés lefolytatása, készségfejlesztő tréning (2 nap)
- Kiegészítő HR szolgáltatások
1. Tervező, problémafeltáró workshop – tréning
Az első tréning-műhelymunka alkalmával a teljesítményértékelésben részt vevő vezetők (illetve kisebb létszámú szervezetekben a teljes munkavállalói kör) azonosítják azokat a szervezeti értékeket, és elvárt magatartásformákat, amelyek a szervezet sikeres működésének a feltételei.
Ez az alapja a teljesítményértékelési rendszer kidolgozásának. A döntéshozó vezetők, illetve a rendszer kidolgozásába bevont munkatársak a két nap alatt a teljesítményértékelési rendszer elemeit, tényezőit és folyamatát alakítják ki, moderátor-tréner segítségével.
A kétnapos közös munkát megelőzi egy interjú, illetve interjúsorozat, ahol a szervezetfejlesztő tréner megismerkedik a vállalattal, stratégiai céljaival, és a teljesítményértékelési rendszer lehetőségeivel, korlátaival.
A kétnapos munka után a megrendelő egy elemzést kap az eredményekről, döntésekről, alternatívákról és lehetőségekről, majd megállapodnak az együttműködés további formáiról.
2. Célok kitűzése, a bevezetendő teljesítményértékelési rendszer bemutatása (tréning + workshop)
A kétnapos tréning során a vezetői csapat minden szintje megismerkedik a bevezetendő teljesítményértékelési rendszerrel, felépítésével és folyamatával, eszközrendszerével, valamint a lefelé történő kommunikáció módjával.
A vezetők további tisztázó kérdéseket tehetnek fel, sőt, módosításra is lehetőség van a rendszer bevezetésének ebben a szakaszában.
A vezetők a tréning végére képesek lesznek a beosztottjaik számára célokat kitűzni, és lefolytatni egy célegyeztető, célkitűző, karriertervező beszélgetést.
A résztvevők megismerik a teljesítményértékelési folyamat operatív részét. A tréning egy része workshop, azaz a hangsúly a problémamegoldáson van, egy része tréning, azaz a fókuszban a tanulási folyamat áll.
A tréning eredményeképpen a szervezet minden vezetője ugyanazt a kommunikációs tartalmat tudja lefelé továbbadni a munkatársak felé, ezáltal tompíthatók az új rendszer bevezetésével kapcsolatos ellenérzések. Emellett a tréning abban segít, hogy a vezetők számára a Teljesítményértékelés egy új motivációs eszközzé váljon.
3. A Teljesítményértékelő beszélgetés lefolytatása (készségfejlesztő tréning)
A tréning során a már elkészült eszközrendszer és eljárás ismeretében a résztvevők gyakorlati képzést kapnak, hogy hogyan kell egy teljesítményértékelő beszélgetést lefolytatni.
A rendszer jó működésének alapfeltétele, hogy mindenki ugyanazt értse az egyes értékelési skálákon.
A vezetőknek ismerniük kell a beszélgetés levezetésének fortélyait és azt is, hogy egy ilyen jellegű társalgás milyen hatást válthat ki a beosztott munkatársakból.
A tréning végére a résztvevők képesek lesznek arra, hogy a teljesítményértékelő beszélgetés során:
- Motiválják, és mozgósítsák munkatársaikat,
- A teljesítményt a lehetőségekhez mérten objektíven értékeljék, mégis a személyes fejlődés, és a munkaattitűd is az értékelés része legyen
- Kezeljék a kifogásokat, és érzelemkitöréseket
- Összekapcsolják a teljesítményértékelési rendszert a képzési és karriertervezési rendszerrel
- Megtanulják, hogy hogyan kezeljék a tartósan illetve az átmenetileg alacsony vagy elfogadhatatlan teljesítményt nyújtó munkatársakat.
4. Kiegészítő HR szolgáltatások
Csapatunk a Teljesítményértékelési rendszer teljes folyamatának koordinálását is vállalja, ahol a csomag az igények függvényében tartalmazhatja a következőket:
- Szervezeti diagnózis készítése, dokumentumelemzésen és interjúkon keresztül
- Tréningmodulok levezetése
- Javaslatok kidolgozása, majd prezentálása a vezetői team részére
- A teljesítményértékelési folyamat, felelősségi kör kidolgozása, ütemterv készítése
- Az eszközrendszer elkészítése
- Eljárás kidolgozása
- Belső kommunikációs anyagok elkészítése
- Dolgozói Fórum szervezése
- Munkavállalói tájékoztató anyag készítése
- Részvétel a Munkavállalói érdekképviseletekkel való egyeztető tárgyaláson
- Alacsony teljesítményt nyújtó munkavállalókkal szemben alkalmazott eljárás kidolgozása
- Javaslattétel a kompenzációs rendszerrel történő kapcsolat formájára
- Emlékeztető és tréningvisszajelzés készítése a vezetői team részére
- Tesztelés, Korrekciók
- Utánkövetés, coaching
Kiválasztási rendszer kidolgozása, és bevezetése, AC/DC szervezése
Cégünk nem toborzás-kiválasztásra, és nem fejvadászatra specializálódott tanácsadó cég. Ha lehet hasonlattal élni: Mi abban tudjuk segíteni a Partnereinket, hogy halászni tanítjuk meg őket a potenciális jelöltek tengerében.
“Egy nekem tízezer, ha legkülönb!”- Hérakleitosz
A ”megfelelő embert a megfelelő helyre” elv érvényesítése a gyakorlatban azt jelenti, hogy a felvett új munkatársak megfelelőségét akkor tudja egy külső tanácsadó is megjósolni, ha pontos keresési profilt kap.
A keresési profil elkészítéséhez ismerni kell a kompetenciák fogalmát, azok szintezését és feladatokhoz való rendelését. A munkaköri specifikáción túl ismerni kell az adott csoportszerkezetet, ahová a jelöltet keressük, valamint a vezetőt, akivel együtt kell működnie az új munkatársnak.
Szolgáltatásaink:
- Kiválasztási stratégia és eljárás kidolgozása
- Új belépők beillesztési (orientációs programjának kidolgozása)
- Profilkészítés a munkaköri leírás specifikációja alapján
- Interjú kérdőívek készítése
- Interjútechnikák tréning (a vezetők felkészítése az interjúk lefolytatására)
- STAR interjúk: kompetencia alapú kiválasztás módszere
- AC/DC szervezése, lebonyolítása, szelektorok képzése
- Munkakörfelmérés a szükséges munkaköri profil kidolgozásához
- Munkakörfelmérés megváltozott munkaképességű munkatársak beillesztési programjához kapcsolódóan
Onboarding folyamatok kidolgozása, támogatása
A toborzás-kiválasztás folyamata gyakran hosszadalmas és költséges, és ha nem sikerül jól a beilleszkedése, kezdhetjük újra az egészet. Az új belépők beillesztésének támogatása nem csupán a szakmai betanítást jelenti….
Az újonnan belépő kollégák szocializációja, beillesztése több szempontból kiemelkedő jelentőségű. A toborzás-kiválasztás folyamata gyakran hosszadalmas és költséges, és ha nem sikerül jól a beilleszkedése, kezdhetjük újra az egészet. Az sem mindegy, hogy az új belépő munkatárs milyen benyomásokat szerez, és milyen hamar találja meg a helyét a szervezetben.
Az új belépők beillesztésének támogatása nem csupán a szakmai betanítást jelenti, hanem:
- egy jól felépített, átlátható, a szervezet minden szintjére értelmezhető követhető folyamatot,
- eszköztárat, amelyet a folyamatban részt vevők (vezetők, oktatók, mentorok, munkaügyes kollégák, biztonsági őrök, IT kollégák, trénerek, busztársaság, üzemorvos, stb) tudnak követni, használni
- Új belépők részére készített kézikönyvet/tájékoztatót
- Szükség esetén Cégbemutató videókat, termékbemutatókat, Cégbejárási rutint, stb
- Check listát a beilesztési folyamat tervezéséhez és nyomonkövetéséhez.
- Kiképzett Mentori/Onboarding csapatot.
A fenti onboarding folyamat kialakításától kezdve az eszköztár kidolgozásán keresztül az onboarding csapat kiképzéséig örömmel segítjük Partnereinket.
Ösztönzésmenedzsment
Az ösztönzésmenedzsment alapjául a "megfelelő embert a megfelelő helyre" elv szolgál. Abból kell kiindulni, hogy az egyéni szükségletek és a szervezeti szükségletek találkozzanak, és a motiváció belülről fakadjon, a munkatárs örömét lelje a munkájában.
“A munkával elfoglalt lázas tevékenység hatalmas gyönyörűséget lel éppen az elfoglaltságban.” – Seneca
Az ösztönzésmenedzsment alapjául a “megfelelő embert a megfelelő helyre” elv szolgál. Abból kell kiindulni, hogy az egyéni szükségletek és a szervezeti szükségletek találkozzanak, és a motiváció belülről fakadjon, a munkatárs örömét lelje a munkájában.
Éppen ezért az ösztönzésmenedzsment keretét a megfelelő munkakörtervezés és munkaköri leírások adják. A változó körülmények, a fejlődés, a szervezet dinamikus belső mozgása szükségessé teheti a belső struktúra átalakítását. Ez a munkakörök áttervezésével, munkakör-gazdagítással, munkakörbővítéssel járhat.
Az ösztönzők egy része belső, egy része külső. A belső ösztönzők közé tartozik még a sikerre, a hatalomra, illetve a társas kapcsolatainkra való emberi szükséglet, ezért fontos a munkatársak egyéni szükségleteit figyelembe véve a megfelelő visszajelzési, karriertervezési rendszerműködtetése, illetve nagy hangsúlyt kell fektetni a csoportfolyamatok kezelésére, a változások irányítására is.
A külső ösztönzési rendszer megfelelő – teljesítményre, lojalitásra, és vállalati értékekre épülő – bevezetése a munkavállalói elégedettségi szintet optimális szinten tartja.
A belső elégedettség növelését természetesen legkönnyebben úgy tudjuk célirányosan növelni, hogy megkérdezzük a munkavállalókat. Irodánk a dolgozói elégedettség-felméréseket, elemzéseket is kedvező áron kínálja Partnereinek.
A kompenzációs rendszer mint csomag tartalmazza a bérrendszert (időbér, teljesítménybér vagy vegyes), az elkötelezettséget és elégedettséget növelő béren kívüli juttatásokat, és a teljesítmény alapú bónusz-, és karriertervezési rendszert. Bizonyos esetekben a képzések egy része is a kompenzációs rendszer részévé válhat. Szakembereink nem csak a rendszer igényeknek megfelelő kidolgozását vállalják, de a bérstruktúra felépítését követően a belső folyamatok, szabályozás és a bevezetés feladatait is elvégzik (bérszabályzat, eljárás stb.).
HR kutatások
A HR kutatások három nagyobb területe a belső elégedettség-vizsgálati módszerek, a munkakör felmérések (beleértve a kompetencia-térképek készítéséhez szükséges kutatásokat is), valamint a kultúrafelmérések.
“Az igazság kutatása egyrészt nehéz, másrészt meg könnyű. Jele ennek, hogy bár senki sem ragadhatja meg azt méltóképpen,
nem is tévesztheti el teljesen, hanem ki-ki tud valami helyeset mondani, ami a dolog természetének megfelel.” – Arisztotelész
A HR kutatások két nagyobb területe a belső elégedettség-vizsgálati módszerek, és a kultúrafelmérések.
Mindkét kutatás összefügg egymással, hiszen módszertanilag azonos alapra épül, azonban a belső elégedettség-felmérések vizsgált dimenzióit a Megbízóval közösen állapítjuk meg, hiszen a fel- mérés során kitérhetünk olyan kérdésekre is, mint például a Megbízónál a közelmúltban bevezetett változásokhoz való viszonyulás, vagy a tervezett változtatásokkal kapcsolatos attitűd területe.
A kultúrafelmérések során meghatározott kultúramodell segítségével dolgozunk, arra keressük a választ, mennyire egységes, erős a vállalati kultúra, mennyire jelennek meg szervezeten belüli szubkultúrák, és melyek a mindennapi működést irányító belső értékek, normák. A kultúrafelméréseket jól kiegészíti a vállalaton belüli csoportok szerkezetének vizsgálatára irányuló (és a csoport normarendszerét is feltáró) szociometriai felmérés.
A leggyakrabban használt kutatási módszerek:
- Kérdőíves felmérés (Lickert-skála, páros-összehasonlító, esszé jellegű, elégedettség-fontosság dimenziót vizsgáló, preferencia-sorrend felállító, súlyozott értékelés, stb.)
- Interjú (strukturált) – személyes vagy telefonos
- Megfigyelés
- Értékesítői, vagy ügyfélszolgálati munkakörök esetén alkalmazzuk még a marketing területéről ismert próbavásárlások módszerét is, amely az értékesítői, ügyfélszolgálati munkaattitűd “mérésére” alkalmas.
- Kombinált módszerek
- Fókusz csoport
Egyre inkább ezekben a munkakörökben a szigorúan vett mennyiségi mutatók mellett ezzel a módszerrel mérik a munkavállalók teljesítményét, hiszen a vevőközpontú magatartás, ügyfélkezelés minden vállalat számára a jövőbeli versenyképesség megtartásának feltétele.
“A tréningeket tökéletesen igazították a speciális munkaköri jellemzőkhöz, és nagy sikerrel érik el a hatékonyságot “